Scanner sind im DMS-Umfeld optische Datenerfassungsgeräte zur Digitalisierung von Papierdokumenten. Im Office Manager kann auf verschiedene Geräte zugegriffen werden: beispielsweise per Twain und WIA. Für einige interessante Scanner sind zusätzliche Schnittstellen vorhanden, zum Beispiel für den Fujitsu ScanSnap und die Sceye-Dokumentenkamera.
Flachbettscanner
Die Papiervorlage wird unter einer Abdeckung auf eine Glasscheibe gelegt, der Scansensor fährt zum Abtasten unter der Scheibe entlang. Flachbettscanner sind häufig preisgünstig, das digitale Abbild hat eine sehr hohe Qualität und es können auch Seiten aus Büchern und Zeitschriften erfasst werden. Allerdings sind die Geräte eher langsam und das einzelne Auflegen der Vorlagen benötigt zusätzlich Zeit. Für die Archivierung großer Dokumentenbestände sind diese Geräte nicht geeignet.
Multifunktionsgeräte
Die preisgünstigen Geräte kombinieren das Drucken, Faxen und Scannen. Im Kleinunternehmen sind sie für die Digitalisierung der täglich anfallenden Eingangspost durchaus geeignet. Achten Sie bei einem eventuellen Kauf auf die Ausstattung: optimal sind Scanner mit einem Einzelblatteinzug für die Stapelverarbeitung und einem zusätzlichen Flachbett für Zeitschriften und andere gebundene Vorlagen.
Dokumentenscanner
Leistungsfähige Scanner mit Einzelblatteinzug, die speziell für eine effektive Digitalisierung von Schriftgut entwickelt werden. Sie zeichnen sich durch zuverlässige Einzugsmechanismen, die Aufnahme umfangreicher Papierstapel, hohe Scangeschwindigkeiten und integrierte Bildverbesserungs-Software aus. Für eine zuverlässige, unbeaufsichtigte Stapelverarbeitung sollten nur Duplex-Geräte mit Mehrfacheinzugskontrolle verwendet werden.
Netzwerkscanner
Anwender, die täglich viele Dokumente digitalisieren, nutzen in der Regel ein lokal am Arbeitsplatz angeschlossenes Gerät. Wenn jedoch viele Mitarbeiter nur gelegentlich scannen, dann lohnt sich die Anschaffung und Wartung der Desktopscanner für jeden Arbeitsplatz nicht. In diesem Fall wird ein zentraler Netzwerkscanner aufgestellt, der von verschiedenen Personen genutzt werden kann.
Andere Techniken
Die platzsparende Dokumentenkamera "Sceye" fotografiert die Papiervorlagen. Dieser Vorgang an sich ist sehr schnell, allerdings
müssen die Vorlagen manuell unter die Kamera gelegt werden. Es können wie beim Flachbettscanner auch Buchseiten erfasst werden.
Die Computermaus LSM 100 von LG hat eine Scanfunktion integriert: die Papiervorlage wird zum Einlesen mit der Maus abgefahren.