Eine kleine, handliche Softwarelösung für den privaten Anwender. Auch auf dem Home-PC sammelt sich im Laufe der Jahre eine unübersehbare Anzahl von Dokumenten, Digitalfotos und E-Mails an. Nebenan stehen die Aktenordner mit papiergebundenen Unterlagen im Regal. Gonz@les DMS ist genau für diese Anwendung entwickelt worden: Er schafft Ordnung auf der Festplatte und ermöglicht die digitale Speicherung von Papierdokumenten mit Hilfe eines Scanners.
Funktionsweise
Jedem Dokument und jeder Datei im digitalen Archiv können beliebige Kataloginformationen hinzugefügt werden. Der Text von bekannten
Dateitypen wird im Datenbankindex gespeichert. Bei der späteren Suche können die Dokumente anhand der Katalogeinträge und über eine
Volltextsuche gefiltert werden. Beispielsweise "Zeige alle Rechnungen im Projekt Technik\Handy mit dem enthaltenen Wort iPhone, die im
Jahr 2019 ausgestellt wurden".
Mit einem datenbankgestütztem Dokumentenmanagement werden tief verzweigte, unübersichtliche Verzeichnisbäume überflüssig.
Einschränkungen
Gonz@les DMS richtet sich an den privaten Anwender. Die Software ist nicht netzwerkfähig, Funktionen für eine Dokumentenrevision sind nicht enthalten. Für die professionelle Anwendung im Unternehmen ist die netzwerkfähige und konfigurierbare Archivierungssoftware "Office Manager DMS" verfügbar.
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