Software für die datenbankgestützte Verwaltung, Archivierung und Bereitstellung elektronischer und ehemals papiergebundener Dokumente. Der Begriff "Dokument" kann hierbei sehr weit gefasst werden, da die Systeme i. d. R. beliebige elektronische Dateien verwalten können. Dokumentenmanagementsysteme erhöhen die Arbeitseffizienz durch Verkürzung von Zugriffszeiten und sind primärer Bestandteil des Konzepts "papierarmes Büro".
Wichtige DMS-Begriffe
- ADF
- Automatischer Einzelblatteinzug eines Dokumentenscanners.
- Assoziative Dateiverwaltung
- Im Gegensatz zur hierarchischen Dateiverwaltung in Verzeichnisstrukturen erfolgt der Benutzerzugriff über ein Dokumenten-Management-System. Die Dateien (Dokumente) können über verschiedene Filter, etwa Projekt- oder Auftragszugehörigkeit, abgefragt werden.
- Attributsuche
- Oder auch Katalogsuche ist das Auffinden von Dokumenten über Ihre Eigenschaften und Katalogzuordnungen.
- Digitalisierung
- Im Bereich der Dokumentenarchivierung ist damit das Scannen von Papierbelegen gemeint.
- Dokumentenscanner
- Optisches Datenerfassungsgerät für die Digitalisierung von Papierdokumenten. Spezielle Dokumentenscanner sind für die Stapelverarbeitung von Schriftgut optimiert.
- Fuzzy-Logik
- Die unscharfe Volltextsuche berücksichtigt auch Wörter, die dem gesuchten Begriff ähnlich sind.
- GoBD
- Akronym für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff".
- Hierarchischen Dateiverwaltung
- Klassische Verwaltung elektronischer Dateien in Verzeichnisstrukturen.
- OCR
- Optische Zeichenerkennung oder Texterkennung. Gescannte Dokumente liegen nur als Bilddaten vor. Der enthaltene Text wird von einer OCR-Software erkannt und ermöglicht den Dokumenten-Management-Systemen eine Volltextindexierung der Dokumente.
- Phrasen-Suche
- Volltextsuche nach Wortkombinationen, Satzteilen oder ganzen Sätzen. Üblicherweise werden die Phrasen hierzu mit Anführungsstrichen eingeschlossen.
- Revisionssichere Archivierung
- In der Praxis ist hiermit die unveränderliche Archivierung gemeint. Es muss sichergestellt werden, dass die archivierten Dokumente nicht mehr geändert werden können.
- TWAIN
- Standardisierte Schnittstelle für den Bilddaten-Austausch zwischen einer Software und einem Bildeingabe- oder Bilderfassungsgerät (Scanner, Digitalkamera).
- Volltextsuche
- Das Auffinden von Dokumenten durch die Vorgabe von Wörtern oder Phrasen, die in den gesuchten Dokumenten vorkommen müssen.
- WIA
- Windows-Schnittstelle für den Bilddaten-Austausch zwischen einer Software und einem Bildeingabe- oder Bilderfassungsgerät (Scanner, Digitalkamera).
Siehe auch umfangreiches DMS-Glossar auf der regulären Webseite.